1. Minta Izin ke Atasan Kantor
Kalau kamu adalah karyawan seperti saya, minta izin ke atasan di masa-masa awal sebelum daftar adalah sesuatu yang penting, karena program ini akan berjalan selama 5 pekan. Belum lagi, kamu harus mengikuti orientasi sebelum keberangkatan dan, yang paling krusial, kamu akan riweuh mengurus visa. Jadi, ada baiknya atasanmu paham dengan rencanamu itu. Dari sana, akan ketahuan, atasanmu mendukung atau tidak. Kalau mendukung, aman. Kalau tidak, kamu harus mulai berpikir, jika kamu benar-benar diterima nanti, apa kamu sudah yakin untuk menukar karirmu di tempat kerja dengan perjalanan ke US melalui YSEALI? Atau justru melepas kesempatan di YSEALI adalah pilihan terbaik?
2. Memilih Referee
It's such a tricky part, karena siapa referee kita akan memengaruhi bagaimana kualitas surat rekomendasi yang kita submit. Walaupun, saya sendiri kurang paham seberapa besar bobot surat rekomendasi pada seleksi YSEALI. Tapi, saya cukup yakin jika surat rekomendasi saya sangat-sangat memengaruhi keputusan reviewer dalam meloloskan saya. Karena yaa kita tahu, kesempatan untuk meyakinkan reviewer melalui aplikasi sangat terbatas. Bayangin aja, kita harus meyakinkan reviewer untuk memilih aplikasi kita dibandingkan ratusan pendaftar lain dengan hanya melihat riwayat aktivitas dan esai super singkat yang tidak lebih dari 250 kata. Kalau kamu jadi reviewer, pasti kamu akan mencari pertimbangan lain kan? Nah, surat rekomendasi ini lah yang jadi salah satu referensi mereka.
Lalu, bagaimana caranya memilih referee yang tepat? Untuk YSEALI (ini belum tentu berlaku pada program lain ya), saya sarankan pilih referee yang tidak sekadar punya nama besar. Tapi, pastikan beliau memang mengenal kita dengan baik. Sehingga, rekomendasi yang beliau berikan bisa detailed dan personalized, tidak memberikan kesan template. Misalnya, kalau kamu berada dalam sebuah organisasi kemasyarakatan, jangan langsung menyasar ketua organisasi tersebut sebagai referee-mu, hanya karena beliau cukup dikenal di masyarakat. Beliau sendiri kenal kamu dengan baik ndak? Jangan-jangan selama ini cuma saling lempar senyum doang lagi *lah berasa sama gebetan dong.
Ndak apa-apa lho kalau kita minta rekomendasi ke orang di level manajer atau bahkan officer, yang penting kalian rutin berkomunikasi dan beliau paham perkembangan diri kamu. Etapi, bukan berarti temen main yang se-level juga boleh ya, pilih mentor atau supervisor lah paling nggak. Biar isi surat rekomendasinya nggak sebatas: she is good; she is a hard worker; she is attentive to detail; dan parahnya, she is beautiful. eyyaa.
Selain itu, pastikan referee-mu itu mengenalmu dalam lingkup kegiatan yang berkaitan dengan tema program YSEALI yang kamu pilih. Sehingga, pemaparan yang beliau sampaikan tentangmu dapat spesifik dihubungkan dengan tema program yang kamu pilih itu. Misalnya, saya memilih tema Social Entrepreneurship and Economic Development. Saya tidak meminta rekomendasi dari dekan kampus, dosen pembimbing atau atasan di kantor. Tetapi, saya minta rekomendasi dari orang yang menjadi mentor saya saat mewakili SiMaggie mengikuti sebuah program inkubasi social enterprise. Jadi, beliau paham betul dengan perjalanan saya dan SiMaggie selama ini.
Surat rekomendasi yang beliau tulis untuk saya cukup detail. Maklum, saya berada di bawah asistensinya secara langsung selama beberapa bulan. Beliau juga tahu betul bagaimana tertariknya saya dengan konsep social entrepreneurship. Semua pemahaman beliau tentang saya itu ditulis dengan menyertakan contoh konkret. Dengan begitu, saya sendiri yang membaca tulisan beliau merasa bahwa surat rekomendasi tersebut sangat meyakinkan. Sehingga, walaupun di akhir surat referee saya menulis posisinya sebagai program officer, karena isi suratnya sudah meyakinkan, posisinya tidak membuat rekomendasinya diragukan.
Entahlah, ini asumsi saya sih, yang jelas, walau jabatan referee-mu mentereng di tingkat CEO sekalipun, kalau konten surat rekomendasinya cuma common sense, sayang aja sih.
"Ya tapi kan kualitas surat rekomendasi yang ditulis referee di luar kendali kita."
Makanya, pilih referee yang tepat. Dan perbaiki hubunganmu dengan orang-orang di sekelilingmu. Dari sekarang. Jangan dateng pas butuh aja. Misalnya, ke dosen pembimbing jaman kuliah, founder startup yang dulu pernah kamu ajak kenalan, ketua organisasi X yang pernah kamu ajak kerjasama, supervisor di mantan kantor atau bahkan sekadar temen lama, jaga hubungan baik dengan mereka. Keep the relationship 'alive'. Kita nggak pernah tahu kapan kita butuh mereka.
"Kok nyambungnya kesana?"
Surat rekomendasi yang beliau tulis untuk saya cukup detail. Maklum, saya berada di bawah asistensinya secara langsung selama beberapa bulan. Beliau juga tahu betul bagaimana tertariknya saya dengan konsep social entrepreneurship. Semua pemahaman beliau tentang saya itu ditulis dengan menyertakan contoh konkret. Dengan begitu, saya sendiri yang membaca tulisan beliau merasa bahwa surat rekomendasi tersebut sangat meyakinkan. Sehingga, walaupun di akhir surat referee saya menulis posisinya sebagai program officer, karena isi suratnya sudah meyakinkan, posisinya tidak membuat rekomendasinya diragukan.
Entahlah, ini asumsi saya sih, yang jelas, walau jabatan referee-mu mentereng di tingkat CEO sekalipun, kalau konten surat rekomendasinya cuma common sense, sayang aja sih.
"Ya tapi kan kualitas surat rekomendasi yang ditulis referee di luar kendali kita."
Makanya, pilih referee yang tepat. Dan perbaiki hubunganmu dengan orang-orang di sekelilingmu. Dari sekarang. Jangan dateng pas butuh aja. Misalnya, ke dosen pembimbing jaman kuliah, founder startup yang dulu pernah kamu ajak kenalan, ketua organisasi X yang pernah kamu ajak kerjasama, supervisor di mantan kantor atau bahkan sekadar temen lama, jaga hubungan baik dengan mereka. Keep the relationship 'alive'. Kita nggak pernah tahu kapan kita butuh mereka.
"Kok nyambungnya kesana?"
Lha iya, kalau kamu udah lama nggak kontak-kontakan sama dosenmu atau mantan atasanmu, tau-tau kamu dateng ke doi minta surat rekomendasi. Beliau-beliau yang terhormat bisa apa selain menulis surat rekomendasi seadanya dengan template hasil searching di Google? Bukan salah mereka, kan kalian sudah lama tidak berinteraksi. They just simply have no idea what to put in the letter.
Lanjut. Setelah kamu memutuskan siapa orang yang kamu pilih untuk dimintai rekomendasi, pastikan untuk tidak menghubunginya dekat dengan deadline. Ingat, kita sedang minta bantuan orang, dan orang yang kita mintai bantuannya pasti punya urusan lain. Jangan tempatkan ia di posisi sulit karena harus kamu kejar-kejar untuk menyelesaikan apa yang menjadi kebutuhanmu.
3. Memahami dan Mengisi Form Aplikasi
Seperti yang sudah saya sebutkan pada tulisan sebelumnya, formulir aplikasi YSEALI Academic Fellowship tahun ini berupa Google Form. Artinya, ketika mengisi formulir tersebut, tidak ada pilihan 'save draft'. Oleh karena itu, sebelum mulai mengisi, saya menyarankan teman-teman untuk mempelajari baik-baik formulirnya. Kalau perlu, di-'save page' saja agar kalian bisa buka sewaktu-waktu.
Mempelajari formulir aplikasi ini penting sekali untuk mengantisipasi ketentuan-ketentuan yang tidak kalian duga. Misalnya, pada bagian akhir formulir aplikasi Fall 2018 (tidak tahu apakah ketentuan yang sama juga diminta pada periode sebelumnya), saya diminta untuk mengetik ulang surat rekomendasi pada box di Google Form. Bisa dibayangkan, mengetik ulang surat rekomendasi cukup time-consuming. Kalau hal ini tidak kamu ketahui sejak awal, mungkin kamu tidak akan menyiapkan waktu untuk itu. Akibatnya, kamu bisa jadi terlambat untuk submit aplikasi. Kesalahan yang tidak perlu.
Mempelajari formulir aplikasi ini penting sekali untuk mengantisipasi ketentuan-ketentuan yang tidak kalian duga. Misalnya, pada bagian akhir formulir aplikasi Fall 2018 (tidak tahu apakah ketentuan yang sama juga diminta pada periode sebelumnya), saya diminta untuk mengetik ulang surat rekomendasi pada box di Google Form. Bisa dibayangkan, mengetik ulang surat rekomendasi cukup time-consuming. Kalau hal ini tidak kamu ketahui sejak awal, mungkin kamu tidak akan menyiapkan waktu untuk itu. Akibatnya, kamu bisa jadi terlambat untuk submit aplikasi. Kesalahan yang tidak perlu.
Saat mempelajari Google Form itu pula, teman-teman bisa memilah, mana pertanyaan-pertanyaan yang bisa dijawab on the spot dan mana pertanyaan-pertanyaan yang butuh dipikir matang-matang. Untuk pertanyaan yang bisa dijawab on the spot, misalnya pertanyaan tentang data diri, detail paspor, food restrictions, dll., insyaAllah akan aman-aman saja. Kalian cukup mempersiapkan dokumen terkait, seperti KTP, Paspor, bukti kemampuan bahasa Inggris, dll. Anyway, bukti kemampuan bahasa Inggrisnya nggak harus hasil tes IELTS atau TOEFL kok. Bisa berupa bukti keikutsertaan les bahasa Inggris, acara internasional, dll. Cek sendiri nanti di formulirnya ya.
Sedangkan, untuk pertanyaan yang butuh dipikir dan dipertimbangkan matang, contohnya pengalaman organisasi, pengalaman bekerja dan magang, keanggotaan pada komunitas, dsb. Saat mengisi pertanyaan tersebut, saya sarankan kalian untuk mengetik jawaban kalian di Ms. Word atau note terlebih dahulu agar kalian punya back up data. Setelah pertanyaan-pertanyaan tersebut selesai dijawab, coba eliminasi poin-poin jawaban yang tidak relevan dengan tema program yang kamu pilih. Pastikan semua jawabanmu spesifik dan mengerucut pada tema program. Tujuannya, agar reviewer bisa melihat ketertarikan dan keseriusanmu pada tema yang kamu pilih dari konsistensi pengalamanmu.
Sedangkan, untuk pertanyaan yang butuh dipikir dan dipertimbangkan matang, contohnya pengalaman organisasi, pengalaman bekerja dan magang, keanggotaan pada komunitas, dsb. Saat mengisi pertanyaan tersebut, saya sarankan kalian untuk mengetik jawaban kalian di Ms. Word atau note terlebih dahulu agar kalian punya back up data. Setelah pertanyaan-pertanyaan tersebut selesai dijawab, coba eliminasi poin-poin jawaban yang tidak relevan dengan tema program yang kamu pilih. Pastikan semua jawabanmu spesifik dan mengerucut pada tema program. Tujuannya, agar reviewer bisa melihat ketertarikan dan keseriusanmu pada tema yang kamu pilih dari konsistensi pengalamanmu.
Metode yang sama bisa kamu gunakan ketika mengerjakan esai. Walaupun esai yang diminta hanya 250 kata dan sangat mungkin dikerjakan dalam waktu kurang dari satu jam, pastikan kamu membuatnya dengan sangat matang. Ketik esaimu di Ms. Word atau note, lalu minta tolong mentormu untuk proofread esaimu. Edit, baca lagi, edit, baca lagi, dan seterusnya. Ingat, 250 kata itu yang akan menentukan kamu diundang interview atau tidak.
Saat menulis esai, kamu tidak perlu menyertakan data yang skalanya terlalu luas, misalnya data statistik angka kemiskinan di Indonesia, data jumlah pengangguran di Jakarta, dll. Fokus untuk menjelaskan dirimu, latar belakangmu, kegiatan yang kamu geluti dan apa yang kamu cari dari mengikuti program YSEALI ini. Data statistik atau analogi-analogi tidak penting akan membuat arah esaimu menjadi kabur, kuncinya fokus pada siapa kamu, spesifik dan konkret atas apa yang kamu kerjakan, serta realistis pada implementasinya.
Kalau semua pertanyaan pada formulir aplikasi sudah terjawab dan ter-back up dengan baik, kamu bisa mulai menyalin jawaban tersebut pada Google Form sesungguhnya. Pastikan tidak mepet dengan deadline ya. Selalu sediakan waktu untuk kemungkinan terburuk yang terjadi.
Meskipun, saya sendiri waktu itu submit aplikasi jam 11.43 AM while the application was due at 1 PM. Ehehe. Jangan ditiru ya, mentemen. Saat itu saya kost di Bojonegoro, nggak punya paket internet, karena kalau pun punya, sinyalnya syulit. Terus, nggak mau juga nongkrong di kafe untuk sekadar numpang internet karena saya anaknya nggak mau rugi wkwk. Kebetulan, kantor cabang saya lagi libur karena waktu itu hari libur nasional. Tapi, karena saya agak nggak tau malu, saya tetep ke kantor cabang dan duduk di emperan cabang, belum mandi, masih pake celana tidur, terus numpang submit aplikasi di sana deh. Heheu.
Meskipun, saya sendiri waktu itu submit aplikasi jam 11.43 AM while the application was due at 1 PM. Ehehe. Jangan ditiru ya, mentemen. Saat itu saya kost di Bojonegoro, nggak punya paket internet, karena kalau pun punya, sinyalnya syulit. Terus, nggak mau juga nongkrong di kafe untuk sekadar numpang internet karena saya anaknya nggak mau rugi wkwk. Kebetulan, kantor cabang saya lagi libur karena waktu itu hari libur nasional. Tapi, karena saya agak nggak tau malu, saya tetep ke kantor cabang dan duduk di emperan cabang, belum mandi, masih pake celana tidur, terus numpang submit aplikasi di sana deh. Heheu.
4. Mari Berdoa!
Setelah aplikasimu terkirim, perjuanganmu belum selesai. Selalu dampingi aplikasimu dengan doa ya. Ingat, ada 'logika langit' di samping logika manusia yang bekerja. Biasanya, proses seleksi ini akan memakan waktu kurang lebih satu bulan. Pada periode seleksi Fall 2018 sendiri, deadline aplikasi adalah 1 Juni 2018 pukul 13.00 WIB, sementara saya mendapatkan email undangan interview di tanggal 3 Juli 2018, tepat ketika saya sedang mendampingi petugas cabang di lapangan. Eyyaa, mengenang dikit.
Sedihnya, pemberitahuan apakah kita melaju ke tahap interview atau tidak hanya disampaikan kepada applicant yang lolos saja. Hal ini membuat kita jadi was-was, bahwa kabar baik yang tidak kunjung datang itu, apakah karena kita memang tidak lolos atau karena proses seleksi masih berlangsung. Tapi gapapa, justru di masa-masa ini lah kita benar-benar butuh pasrah dan husnudzan sama Allah. Saya paham betul nggak enaknya masa-masa menanti pengumuman itu, bahkan lebih tidak menyenangkan dari menanti jodoh yang tidak kunjung datang wkwk. Makanya, tips paling mudah dari saya sih, setelah apply, lupakan dan ikhlaskan. Kalau programnya memang jadi jodoh kita, maka Alhamdulillah, kabar baik insyaAllah datang. Tapi, kalau bukan, yaa ikhlaskan. Yakin aja, Allah pasti punya rencana lain yang lebih baik untuk kita.
Selanjutnya, perjalanan saya untuk menjenguk Juminten ini belum selesai, teman-teman. Saya masih akan berbagi pengalaman ketika saya menjalani interview YSEALI. Simak disini!
Keine Kommentare:
Kommentar veröffentlichen